Organizácia firemnej akcie môže na prvý pohľad pôsobiť jednoducho. V skutočnosti však ide o komplexný proces, pri ktorom rozhodujú detaily. Aj menšie pochybenia môžu viesť k nespokojnosti účastníkov, vyšším nákladom alebo problémom počas samotného podujatia. Či už organizujete teambuilding, konferenciu, firemný večierok alebo oslavu výročia spoločnosti, existuje niekoľko chýb, ktoré sa opakujú najčastejšie.
1. Plánovanie na poslednú chvíľu
Jednou z najväčších chýb je neskoré začatie príprav.
Mnoho firiem začne riešiť organizáciu len niekoľko týždňov pred termínom. Výsledkom býva:
obmedzený výber priestorov,
vyššie ceny dodávateľov,
nedostupnosť obľúbených termínov,
zbytočný stres.
Väčšie podujatia je ideálne plánovať minimálne 3 až 6 mesiacov vopred.
2. Nejasný cieľ podujatia
Pred samotnou organizáciou je potrebné odpovedať si na otázku:
Prečo túto akciu organizujeme?
Má ísť o:
posilnenie tímových vzťahov,
odmenu pre zamestnancov,
networking,
vzdelávanie,
prezentáciu firmy?
Bez jasného cieľa môže byť program nesúrodý a podujatie nemusí splniť očakávania.
3. Podcenenie rozpočtu
Mnoho organizátorov počíta len so základnými nákladmi, ako sú priestory alebo catering.
Často sa zabúda na:
technické zabezpečenie,
dopravu,
fotografie a video,
výzdobu,
moderátora,
darčekové predmety,
nepredvídané výdavky.
Odporúča sa vytvoriť si finančnú rezervu vo výške minimálne 10 až 15 %.