Výber správneho miesta patrí medzi najdôležitejšie rozhodnutia pri organizovaní konferencie. Aj ten najlepší program a kvalitní spíkri nemusia stačiť, ak sa účastníci budú stretávať s problémami pri doprave, registrácii alebo počas samotného priebehu podujatia. Vhodne zvolený priestor dokáže zvýšiť komfort hostí, podporiť networking a výrazne ovplyvniť celkový dojem z celej konferencie.
Začnite cieľom a charakterom podujatia
Skôr ako začnete hľadať priestory, odpovedzte si na niekoľko základných otázok:
Koľko ľudí sa konferencie zúčastní?
Pôjde o odborné podujatie, interné stretnutie alebo veľký kongres?
Budú súčasťou programu workshopy alebo panelové diskusie?
Potrebujete priestor na networking alebo výstavné stánky?
Úplne iné požiadavky bude mať konferencia pre 50 účastníkov a iné medzinárodné podujatie s niekoľkými stovkami hostí.
Lokalita je kľúčová
Miesto konania by malo byť pre účastníkov ľahko dostupné.
Pri výbere lokality zvážte:
vzdialenosť od centra mesta,
dostupnosť verejnej dopravy,
blízkosť letiska alebo železničnej stanice,
možnosti parkovania,
dostupnosť hotelov v okolí.
Ak očakávate hostí z rôznych regiónov alebo zo zahraničia, výhodou sú konferenčné priestory vo väčších mestách alebo v blízkosti dopravných uzlov.
Nepodceňte kapacitu priestorov
Príliš malá miestnosť môže pôsobiť stiesnene, zatiaľ čo príliš veľký priestor môže vytvoriť dojem nízkej účasti.
Pri výbere venujte pozornosť:
kapacite hlavnej sály,
možnostiam rozdelenia priestorov,
priestoru pre registráciu,
zónam na networking,
oddychovým zónam.
Ideálne je mať určitú rezervu, najmä ak ešte nemáte potvrdený konečný počet účastníkov.